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Para terminar un trámite debes tener todos tus papeles en regla y firmados. Si olvidas uno, el proceso se vuelve engorroso y complicado hasta el punto del hartazgo; sin embargo, la digitalización de este tipo de procesos también es posible a través de la firma electrónica.
¿Qué es la firma electrónica y cómo se usa?
En realidad no es un proceso nuevo. De acuerdo con Amira Ramírez Gémez, parte del equipo de Adobe Sign para México, se trata de una solución que lleva por lo menos cinco años en el mercado y su objetivo es permitir que diversos documentos se firmen sin la necesidad de imprimirse y además se entregan por medios digitales, es decir, se evita su traslado.
Para las empresas o instancias que deben llevar a cabo trámites es una herramienta útil, pues la firma se genera electrónicamente y es revisada por la persona que debía poner su rúbrica en el documento.
Ramírez destaca que su uso creció durante la pandemia, debido a que no se podían entregar los documentos físicamente, además de que en el primer año de emergencia sanitaria hubo un temor respecto a los objetos y la forma en que transmitían el virus. “En este periodo las personas lo vieron como algo seguro, necesario y que ayudó a la vida”, dice.
De acuerdo con datos de Adobe, a inicios de la pandemia el 58% de los líderes de empresas dijeron que se había acelerado la adopción de la firma electrónica entre los usuarios, bajo el argumento de que era parte de un respaldo a la continuidad y agilidad de sus negocios.
Incluso se comenzó a utilizar en sectores como en la salud, donde diversas instituciones lo comenzaron a implementar para agilizar procesos en un 98%, además de distribuir 600 documentos automáticamente al mes. Se espera que para el 2026 la cifra del mercado mundial de la firma electrónica podría superar los 14 millones de dólares.
Los trámites de tu tesis más rápidos
Ramírez cuenta que este sistema se ha usado en la Ibero Puebla, como parte de una estrategia para agilizar trámites de tesis, cuestiones con alumnos o códigos de conducta que requieren firma electrónica, así como los trámites del día a día.
“De procesos que tardaban hasta un mes lo redujeron a tres días”, comenta y agrega que este tipo de herramientas cuentan con elementos para recordar a los usuarios que deben revisar y firmar el documento para evitar pérdidas de tiempo.
Seguridad del documento
La experta señala que este tipo de plataformas cuentan con una serie de medidas para evitar su falsificación o pérdida. Por ejemplo, tienen un sistema de encriptación para que la firma de quien lo recibe sea la única válida, así como otros mecanismos de verificación.
También se protege la integridad del documento desde que es enviado hasta que es firmado por todas las personas que deben hacerlo. Una vez que recibe la firma de una persona esa parte se cierra y nadie puede abrirlo, con el fin de garantizar que nadie falsifique una firma. Además, siempre se registra cuando alguien entra al documento en caso que se requiera auditar el proceso.
Por otra parte, destaca que desde Adobe también dan cursos a profesores y personal administrativo para que aprendan a usar las innovaciones que la empresa está lanzando. Incluso menciona que han establecido relaciones con abogados mexicanos para dar certeza de que estas firmas son totalmente legales y seguras, de acuerdo con las regulaciones mexicanas.
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